Documentele mașinilor nu mai expiră fără să afle nimeni
Documentele a zece vehicule au trecut dintr-un fișier Excel într-un sistem care verifică singur, în fiecare dimineață, ce urmează să expire.
- Client
- The For You Group
- Echipa
- Pătru Denis
- de documente verificate automat, în fiecare dimineață
- 90
- Zece vehicule, în fiecare dimineață la 06:00
Contextul
Firma opera zece vehicule. Asigurările, ITP-urile, rovinietele și restul documentelor expirau la date diferite, iar evidența lor stătea într-un fișier Excel deschis de cineva atunci când își amintea. Nu exista niciun mecanism care să semnaleze un termen apropiat. Singura protecție era memoria unui om.
Este exact tipul de proces despre care nimeni nu spune că este o problemă, până în ziua în care un vehicul circulă cu asigurarea expirată.
Ce am construit
Un sistem în care fiecare mașină are documentele ei, fiecare document are data lui de expirare, iar în fiecare dimineață la ora 06:00 sistemul se uită singur ce urmează să expire. Când un termen se apropie, anunță din timp, nu în ziua în care a expirat.
Nu am cerut clientului să schimbe modul de lucru. Am mutat datele care existau deja într-un loc unde pot fi verificate automat.
Rezultatul
Zece mașini și nouăzeci de documente sunt urmărite în fiecare zi, fără ca cineva să deschidă vreun fișier. Sistemul a trimis până acum șase avertizări de expirare, adică șase termene pe care altfel cineva trebuia să și le amintească singur.
Firma nu a schimbat nimic din felul în care lucrează. A schimbat doar cine ține minte.
Rol în proiect: analiza procesului, construcția sistemului și automatizarea, Pătru Denis. Realizat prin partenerul tehnic HADE.